Les espaces de travail de demain

Beaucoup de choses ont été dites au cours des derniers mois à propos du futur des espaces de travail. La crise actuelle a forcé plusieurs entreprises à avoir la réflexion et à prendre un virage qu’elles n’avaient jamais jugé pertinent de prendre par le passé. Du jour au lendemain, pratiquement 100% des organisations qui pouvaient le faire ont dû apprendre à se familiariser avec le télétravail. Le gouvernement du Québec a aussi annoncé mercredi le déconfinement des bureaux, forçant ainsi les organisations qui ne l’avaient toujours pas fait de clarifier leur vision face au retour au travail.

Chez Mirego, la crise actuelle a fait en sorte que, depuis le 13 mars 2020, notre équipe a perdu accès aux bureaux dans lesquels nous avons investi tant d’efforts, et soyons transparents, beaucoup d’argent. Malgré tout, après plusieurs mois de confinement, notre vision du meilleur endroit où travailler a peu changé.

À notre avis, le lieu de travail de demain permet aux gens de travailler où ils le souhaitent, quand ils le souhaitent. Cependant, plus que jamais, nous croyons en la pertinence des lieux physiques. Nous sommes convaincus que la vocation du bureau est appelée à changer. Les gens qui y seront présents par choix et non par obligation. Ils s’y déplaceront car ils estiment que leur présence leur permettra d’être plus productifs, plus créatifs, de mieux collaborer, d’apprendre de nouvelles choses ou de bâtir des liens avec d’autres gens. Les espaces de travail de demain favorisent la liberté individuelle, sans oublier la force du groupe. 

Cette vision est la nôtre. Elle est issue de plusieurs années de réflexion sur les environnements de travail. Elle ne s’applique peut-être pas à votre organisation, à son contexte et à sa culture et nous n’avons certainement pas la prétention de pouvoir prédire l’avenir. En prenant le temps de la partager ici, nous espérons d’abord et avant tout pouvoir clarifier aux membres de notre équipe et à nos clients la direction vers laquelle nous nous dirigeons. Tant mieux si cette vision peut aussi, au passage, inspirer quelques organisations qui se demandent comment adapter leurs espaces de travail pour le futur. Nous n’avons pas la science infuse, mais sommes habités par une volonté marquée d’innover et de tenter de réinventer les conventions. 

Travailler où on veut, quand on veut. 

Ça semble une évidence de le dire aujourd’hui: le lieu de travail de demain permet aux gens de travailler où ils le souhaitent, quand ils le souhaitent. Une quantité phénoménale d’articles ont déjà été écrits sur les outils, les méthodes de travail et les processus à mettre en place pour permettre aux gens de travailler de la maison. Il y a probablement bien peu de choses pertinentes à ajouter sur le sujet.

Évidemment, quand venir au bureau devient un geste illégal, les organisations n’ont pas besoin de se questionner sur les raisons pour lesquelles elles devraient adopter le télétravail. La pratique devient une nécessité. Viendra cependant le jour où nous pourrons toutes et tous retourner au bureau et où chaque organisation devra se poser la question: allons-nous permettre aux membres de notre équipe de travailler de la maison?

En ce qui nous concerne, la question ne se pose pas. Le télétravail et les horaires flexibles font partie de notre ADN depuis toujours et ce n’est évidemment pas en 2020 que nous allons changer notre fusil d’épaule. Au cours des 12 dernières années, nous avons pu constater que de permettre aux gens de travailler de la maison est bénéfique pour les organisations pour plusieurs raisons.

Le télétravail favorise la productivité.

Premièrement, en permettant aux membres de notre équipe de travailler où ils le souhaitent, quand ils le souhaitent, nous leur permettons d’être plus productifs. Le train-train quotidien du 9 à 5 impose des pertes de productivité inutiles aux gens. Leur temps est précieux. Imposer aux membres de notre équipe de le perdre chaque jour de leur existence dans le trafic est un manque de respect envers eux et envers le temps qu’ils doivent consacrer au travail. De plus, les rythmes circadiens de chaque individu sont uniques. Des membres de notre équipe ont toujours préféré travailler en soirée car ils y sont à leur meilleur. D’autres performent à leur mieux alors que le soleil n’est toujours pas levé. Le télétravail et l’horaire flexible permettent de reconnaître cette individualité et d’en tirer profit. Cette flexibilité permet aussi aux gens de mieux arrimer travail, vie personnelle et vie familiale. Avec le télétravail et l’horaire flexible, chaque personne peut travailler à l’endroit et au moment qu’elle juge le plus opportun pour tirer le meilleur d’elle-même et mieux performer. Permettre le télétravail simplifie la vie des membres de l’équipe afin de les rendre plus productifs, mais aussi, plus heureux.  

Le télétravail favorise la créativité. 

Travailler dans un lieu différent peut amener un individu à penser différemment. Certains espaces, grâce à leur effervescence, peuvent favoriser la génération de nouvelles idées alors qu’un contexte plus calme qui permet l’isolation peut favoriser la réflexion profonde nécessaire pour trouver les meilleures solutions. Lorsqu’une organisation laisse les membres de son équipe travailler où ils ou elles le souhaitent, elle leur permet de constamment passer d’un lieu de travail à un autre et contribue ainsi à nourrir cette créativité essentielle à toute organisation en ces temps de changements incessants. 

Le télétravail favorise la responsabilisation.

Finalement, le télétravail favorise la responsabilisation de chaque membre d’une équipe. La transition vers le télétravail passe inévitablement par une confiance accrue entre l’organisation et l’individu. Avec cette confiance vient une plus grande responsabilisation de chaque personne. “With great powers comes great responsibility” comme disait l’oncle Ben de Spider-Man. Des individus responsabilisés ont un plus grand sentiment d’appartenance envers l’organisation. Ils font preuve de proactivité. Ils ne laissent pas tomber leurs coéquipiers et prennent à coeur l’atteinte des objectifs fixés. Dans une culture qui favorise le télétravail, les gens sont jugés sur les résultats, pas sur leur présence dans un lieu physique. Le présentéisme est un phénomène qui ronge la productivité de trop d’entreprises et qui peut avoir des impacts psychologiques non négligeables sur les individus. 

Créer le meilleur endroit où travailler, à la maison. 

Puisque le télétravail favorise la productivité, la créativité et la responsabilisation, il a toujours fait, et fera toujours partie de nos façons de faire. Pour nous, bâtir le meilleur endroit où travailler, c’est aussi donner un coup de pouce aux gens afin qu’ils puissent avoir un lieu de travail adéquat à la maison. Les outils de travail des membres de notre équipe ont toujours été mobiles afin de faciliter cette flexibilité. Chaque personne a un ordinateur portable et un téléphone intelligent accompagné d’un forfait payé par l’entreprise qu’elle peut utiliser au bureau, à la maison ou à tout autre endroit qu’elle juge approprié. À l’instar de plusieurs entreprises du monde de la technologie, tous les membres de notre équipe auront aussi accès à un budget chaque année pour améliorer leur environnement de travail à la maison. Ce budget peut être utilisé pour financer une meilleure chaise, un nouveau bureau ou un nouveau moniteur par exemple. Les nouveaux membres de notre équipe eux se voient aussi offrir un budget supplémentaire afin d’améliorer leur espace de travail à la maison quand ils se joignent à nous.     

Il nous semble évident que le nombre de journées en télétravail, chez Mirego ou dans toute autre organisation, sera beaucoup plus élevé qu’il ne pouvait l’être avant la COVID. Nous sommes à l’aise avec cette réalité et l’encourageons fortement à travers nos rangs. Dans le futur, les membres de notre équipe qui préfèrent travailler à temps plein de la maison pourront toujours le faire. À notre avis, les gens devraient travailler à l’endroit et au moment qui leur convient le mieux et leur permet d’être plus productifs, plus créatifs, mais surtout, plus heureux. Si travailler de la maison permet d’atteindre ces objectifs, toute organisation devrait tout faire en son possible pour encourager la pratique.

Par contre, travailler à l’endroit et au moment qui nous convient le mieux ne signifie pas nécessairement travailler de chez soi. À notre avis, les gens voudront se rassembler pour bâtir ensemble et échanger. L’entreprise de demain peut, et à notre avis, doit jouer un rôle dans la création de ces lieux de travail qui comblent plusieurs besoins chez les membres de son équipe. Nous croyons que même les gens qui préfèrent travailler de la maison souhaiteront se rassembler dans ces espaces s’ils répondent à leurs besoins et à leurs aspirations. Créer ces espaces est le défi que nous nous sommes donnés.  

Les espaces physiques jouent un rôle important. 

Plusieurs ont prédit au cours des derniers mois la fin des bureaux et des espaces de travail partagés. Malgré toute l’importance que nous accordons au télétravail, nous ne partageons pas cette vision du futur. À notre avis, les lieux physiques jouent, et pourront probablement toujours jouer un rôle primordial dans l’entreprise. Ces lieux favorisent la collaboration entre les individus. Ils permettent de tisser des liens entre les gens, d’encourager les interactions et de forger des amitiés qui perdurent au fil du temps. Surtout, ils permettent à la culture d’entreprise d’évoluer, de mieux se communiquer de façon organique et d’amplifier son impact sur les gens et les façons de faire dans l’organisation.   

Ces espaces de travail, peu importe leur ampleur, peuvent représenter un investissement important pour une entreprise. Nous sommes convaincus qu’ils en valent malgré tout la chandelle, même dans un monde où distanciation sociale, masques et bouteilles de désinfectants sont devenus la norme et ajoutent un certain niveau de complexité opérationnelle.

Les espaces physiques favorisent la collaboration.

Les espaces physiques peuvent favoriser la collaboration entre les individus dans une organisation. Ils permettent à l’information de circuler de façon organique. Ils permettent aux équipes de se rassembler autour d’un tableau, autour d’une idée ou autour d’un objectif commun et de se retrousser les manches afin d’accomplir l’impossible. Les design sprints et les ateliers de design thinking en sont un bon exemple. L’ambiance qui existe dans une war room quand une équipe est sur les derniers milles avant la livraison d’un grand projet en est un autre. Il y a, et aura peut-être toujours des choses qui se font mieux quand les personnes impliquées sont rassemblées dans une même pièce, même à 2 mètres de distance.

Les espaces physiques favorisent la communication. 

Les espaces physiques favorisent aussi la collaboration et la communication informelle entre les individus. Le concept que les anglophones appellent “serendipity” (“heureux hasards” en français) est nettement plus présent dans un bureau que sur des outils de communication en ligne comme Slack ou Microsoft Teams, surtout si le design du bureau a été pensé pour le favoriser. C’est notamment la raison pour laquelle nous offrons les lunchs à tous les membres de notre équipe depuis plus de 10 ans. Plutôt que de retourner à la maison pour dîner, d’aller au restaurant ou de simplement manger devant leur ordinateur, les gens chez Mirego se rassemblent chaque midi dans nos immenses cuisines pour déguster les lunchs préparés par nos traiteurs. Autour de ces tables toujours bien remplies, les gens d’expertises et de projets différents se partagent anecdotes, mais aussi connaissances, réflexions et meilleures pratiques. Il se parlent de leurs défis et trouvent ensemble de nouvelles et de meilleures solutions à leurs problèmes. À travers ces discussions informelles, les membres de notre équipe apprennent à mieux se connaître, découvrent de nouveaux intérêts et partagent leurs passions. C’est souvent autour de la table dans la cuisine, des différents lounges que nous avons dans nos bureaux ou des machines à café que l’information circule le plus, que les solutions les plus novatrices émergent, que les gens apprennent à connaître un nouveau collègue ou que les membres de notre équipe osent repenser le monde pour nos clients. 

Les espaces physiques favorisent la création d’amitiés. 

Malgré les rôles primordiaux que jouent la collaboration et la communication informelle pour une organisation, les espaces physiques permettent aux entreprises d’atteindre un objectif encore plus grand: celui de permettre aux individus de bâtir des relations à long terme, de combattre la solitude et de veiller au bien-être de tous et chacun. Des études, notamment celles de Leon Festinger, Stanley Schachter et Kurt Back ont démontré que la proximité et les espaces physiques sont clés dans la formation d’amitiés. Selon les études, l’un des principaux facteurs de cohésion au sein d’un groupe est le sens de la propinquité, qui correspond à notre tendance naturelle à développer des liens interpersonnels étroits avec les individus ou les objets avec qui nous avons le plus d’interactions physiques. Les études de Festinger, Schachter et Back auraient notamment beaucoup influencé Steve Jobs, les fondateurs de Google et plusieurs autres entreprises de Silicon Valley lorsqu’elles ont pensé aux espaces de travail de leurs équipes. La proximité créée dans des lieux physiques bien pensés permet aux gens de bâtir des amitiés avec leurs collègues et l’empathie nécessaire pour créer des organisations plus humaines, qui savent prendre soin de chaque individu quand le besoin se fait sentir ou lorsque le moral est plus bas. 

Les espaces physiques brisent l’isolement.

Plusieurs études ont aussi démontré que l’un des principaux défis reliés au télétravail est la solitude que peuvent ressentir les membres de l’équipe. Même lorsque le télétravail est permis, les lieux physiques servent de lieux de rassemblement qui permettent de briser l’isolement qui a affligé trop de gens pendant le confinement de 2020. 

Adapter nos espaces physiques. 

Alors que certaines entreprises se questionnent sur la pertinence de leurs bureaux et leurs espaces de travail, ces raisons nous convainquent qu’il est sage de doubler la mise et d’investir dans les nôtres. 

La vocation des espaces physiques est appelée à évoluer.

Nous croyons cependant que la vocation du bureau est appelée à changer et que la COVID accélèrera ce changement. Trop de gens imposent une présence à temps plein dans ces bureaux. Souvent plus par manque de confiance envers les membres de leur équipe que par souci réel de productivité. Il est faux de croire que les membres d’une équipe doivent toujours être rassemblés dans la même pièce pour accomplir de grandes choses. Il y a du travail individuel pour lequel la présence dans un bureau n’est assurément pas essentielle voir même contre productive. D’autre tâches, plus collaboratives, peuvent bénéficier grandement d’espaces de travail mieux adaptés pour ce type de travail. Nous croyons que les espaces de travail de demain ont comme principale vocation d’offrir aux gens ces espaces qui favorisent la collaboration, la communication et qui, par le fait même, sont plus difficiles à recréer à la maison où dans un café.  

Créer de nouveaux espaces de collaboration et d’apprentissage.

Nous travaillons présentement sur la création de plusieurs de ces pièces à nos bureaux de Montréal et de Québec. Par exemple, nous envisageons des grands espaces de création afin de favoriser la collaboration entre chaque membre de l’équipe lors de la phase de conception des différents produits que nous créons pour nos clients. Des salles pour faciliter les démos ou les tests de produits avec les clients seront aussi créées. Plutôt que de faire nos démos dans des salles de rencontres génériques, ces salles seront optimisées pour permettre la diffusion d’une interface mobile ou web devant une petite audience, qu’ils fassent partie de notre équipe ou de celle d’un client. Ces salles permettront aux membres de l’équipe qui ne sont pas présents physiquement dans la pièce de pouvoir vivre une expérience de qualité dans le confort de leur foyer.

La soif d’apprendre, la passion pour son métier et l’ambition de toujours devenir meilleur sont des pierres angulaires de notre culture et une nécessité dans notre domaine d’expertise. Nous avons décidé d’élargir le concept de bibliothèque qui existait déjà dans nos bureaux de Montréal et de Québec et d’investir considérablement afin de bâtir, lentement mais sûrement, les plus grandes bibliothèques du Québec destinées au design, au développement logiciel, à la stratégie numérique et à l’entrepreneuriat. Ces bibliothèques, dans lesquelles les membres de notre équipe peuvent s’isoler pour travailler dans le silence, s’ajoutent à plusieurs autres initiatives (budgets de formation individuels, horizontaux d’expertises, présentations bi-hebdomadaires, etc) mises en place afin de favoriser le partage de connaissances et bâtir le meilleur endroit où apprendre. 

À Québec, nous avons aussi considérablement élargi notre terrasse pour les gens qui aiment profiter de l’extérieur lorsque la température nous le permet afin de leur offrir un endroit supplémentaire pour échanger et pour brainstormer. Les bureaux individuels de chaque membre de notre équipe ont aussi été réorganisés, tant à Montréal qu’à Québec, afin de permettre un espace de 2 mètres entre chaque personne. 

Lentement mais sûrement, nos bureaux évolueront afin d’offrir encore plus d’espaces collaboratifs. Ces espaces auront moins de densité que les bureaux traditionnels et permettront de respecter les mesures de distanciations nécessaires. 

Créer des nouveaux espaces pour se rassembler. 

Nos bureaux de Montréal et de Québec seront toujours disponibles à tous les membres de notre équipe qui souhaitent recommencer à se rassembler pour collaborer, brainstormer, faire des sprints planning, groomer un backlog ou simplement changer d’air et passer des bons moments ensemble. L’entreprise de demain peut, et à notre avis, doit jouer un rôle dans la création de ces lieux de travail qui comblent plusieurs besoins chez les membres de son équipe. 

Nous croyons cependant que le futur du travail n’est pas seulement que d’offrir la liberté aux gens de travailler de la maison ou du bureau. À notre avis, les espaces de travail de demain se trouvent sur la fine ligne entre les deux, à mi-chemin entre la liberté du télétravail et la présence au bureau réconfortant où se trouvent nos habitudes, nos rituels et nos coéquipiers. Le meilleur endroit où travailler permet d’alterner entre isolement et rassemblement et de choisir lorsque nous préférons travailler seul ou entouré de nos coéquipiers. 

Il y a trois ans, nous avons créé un nouveau bureau: le Mirechalet. Situé dans les montagnes de Charlevoix et offrant des installations d’hébergement confortables pour une quinzaine de personnes, des tables de travail avec moniteurs, des solutions de vidéoconférence, un salon avec vue sur les montagnes, une connexion Internet stable, une machine à café et une grande cuisine conviviale, nous croyons qu’il est l’endroit idéal pour les blitz de travail, les brainstorms en équipe où simplement pour se ressourcer. Après trois ans, force est d’admettre que l’expérience est un succès. Plusieurs grandes idées et projets ont pris vie au Mirechalet. Plusieurs équipes ont connu un gain en productivité phénoménal lorsqu’elles ont décidé de s’y rassembler quelques jours. Des amitiés s’y sont formées, des relations clients y sont devenues plus fortes et des liens se sont tissés entre les gens. Tous les membres de l’équipe qui le souhaitaient ont aussi pu le réserver pour y passer du bon temps avec leur famille. Nous y avons tous vécu des expériences mémorables.

Puisque la vocation des espaces de travail est appelée à changer, nous croyons que ce nouveau modèle gagnera en popularité dans les prochains mois et que les entreprises chercheront à créer des espaces similaires, plus petits et parfois éphémères, afin de permettre aux membres de leur équipe de se rassembler dans des contextes différents. 

Nous sommes habités par la conviction que les gens doivent pouvoir travailler où ils le souhaitent, quand ils le souhaitent. Cependant, en tant qu’organisation, nous croyons que notre devoir est de créer ces lieux idéaux pour nos équipes. En multipliant le nombre d’espaces disponibles, nous leur permettons de choisir celui qui leur convient le mieux à chaque jour et de constamment changer de contexte de travail. Nous prenons le pari qu’ils seront ainsi plus productifs, plus créatifs, plus heureux et qu’ils pourront pousser notre organisation plus loin que nous n’aurions pu oser l’imaginer.

Définir nos prochains espaces de travail.

Nous avons mis sur pied un groupe de travail qui regroupe diverses expertises (architecture, design, construction, etc) et plusieurs membres de notre équipe afin d’identifier quels devraient être les prochains lieux que nous allons créer. Plusieurs annonces seront effectuées au fil du temps suite à ces réflexions. Nous sommes d’avis que le phénomène de nomadisme numérique gagnera de plus en plus d’adeptes au fil des ans. Les gens seront de moins en moins ancrés au même endroit toute leur vie. Ils souhaiteront explorer le monde et visiter de nouveaux espaces, tout en continuant de bénéficier de leur sécurité d’emploi. Nous croyons aussi que plusieurs personnes au Québec souhaiteront demeurer ou retourner en région si leur travail le permet et apprécieront pouvoir se rassembler ponctuellement avec leur équipe si les espaces le rendent possible. À notre avis, le meilleur endroit où travailler accommode cette réalité et l’encourage. Ces nouveaux espaces que nous créons présentement représententeront un nouveau jalon dans l’expérience que nous avons amorcé avec le Mirechalet il y a 3 ans et nous sommes emballés à l’idée de pousser le concept plus loin très prochainement. 

Se rassembler pour partager victoires et passions.

Malgré tout les efforts que nous investissons dans la création d’espaces de travail qui rassemblent, qui inspirent et qui permettent d’accomplir de grandes choses en équipe, nous avons toujours eu la conviction que le meilleur endroit où travailler ne l’est pas à cause des bureaux: il l’est à cause des gens qui l’habitent et des liens que nous tissons avec ces gens. Nous le vivons à travers la passion que nous avons tous pour notre métier, le sentiment de fierté qui nous habite lorsque nous avons créé quelque chose d’exceptionnel, les intérêts communs que nous avons et les expériences mémorables que nous avons vécu ensemble. Nous croyons que le rôle de l’organisation, même dans un contexte de télétravail, est de multiplier les opportunités pour les membres de son équipe de se rassembler, en ligne et hors ligne, afin de partager victoires et passions. Par exemple, nous avons décidé d'investir davantage pour permettre à nos équipes de se rassembler et de célébrer, ensembles, le lancement d’un projet. Nous avons aussi invités les membres de notre équipe à se créer des “Mireclubs”, des groupes d'individus qui se rassembleront périodiquement pour partager une passion. Plus de 27 clubs font partis de l’aventure initiale et couvrent des intérêts aussi variés que la moto, des groupes de randonnées en vélo, le golf et la poutine (!!!!). 

Le meilleur endroit où travailler favorise la liberté individuelle, sans oublier la force du groupe. 

En résumé: comme organisation, nous avons toujours favorisé le télétravail. À notre avis, les organisations qui peuvent se le permettre seraient folles de ne pas le faire. Nous allons toujours permettre aux membres de notre équipe de travailler à l’endroit et au moment qui leur convient le mieux. 

Cependant, plus que jamais, nous croyons en la pertinence des lieux physiques qui permettent aux gens de se rassembler, de partager et de collaborer. Ces lieux de rassemblement jouent un rôle important dans la capacité qu’ont les membres d’une organisation à collaborer et à communiquer, de façon formelle et informelle. Ils permettent aussi aux gens de bâtir des amitiés avec leurs collègues, briser l’isolement et favoriser l’empathie nécessaire pour créer des organisations plus humaines, qui savent prendre soin de chaque individu quand le besoin se fait sentir ou lorsque le moral est plus bas. 

Nous croyons cependant que la vocation du bureau est appelée à changer. Trop de gens imposent la présence à temps plein à ces bureaux. Souvent plus par manque de confiance envers les membres de leur équipe que par souci réel de productivité. Il est faux de croire que les membres d’une équipe doivent être toujours rassemblés dans la même pièce pour accomplir de grandes choses. 

Les gens présents dans les environnements de travail de demain y sont par choix et non par obligation. Ils y retirent une valeur réelle. Ils s’y déplacent car ils estiment que leur présence à ces lieux repensés leur permettra d’être plus productifs, plus créatifs, d’apprendre quelque chose de nouveau ou de connecter émotionnellement avec d’autres gens. Ils s’y déplacent car ils jugent que ces lieux leurs permettront de mieux contribuer à la mission de l’entreprise et d’atteindre leur plein potentiel. Et lorsqu’ils jugent qu’un contexte différent serait plus approprié de mieux compléter leur travail, ils retournent à la maison ou dans un autre lieu mis à leur disposition. Le meilleur endroit où travailler favorise la liberté individuelle, sans oublier la force du groupe. 

Nous croyons que cette vision supporte celle que nous avons de bâtir la meilleure équipe: un groupe de gens indépendants, mais interdépendants à travers leurs aspirations, qui se rassemblent pour apprendre, s’améliorer en équipe, célébrer leurs victoires, réinventer le monde et être présents les uns pour les autres pour bâtir des relations qui perdurent au fil des ans.